Anforderungen an ein Intranet haben sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Neben den immerwährenden Herausforderungen, den Mitarbeitenden die richtigen Informationen, verständlich, zeitgerecht und im passenden Kanal zur Verfügung zu stellen und das Intranet als primären Kommunikationskanal im Unternehmen zu etablieren, stehen heute Aspekte wie Integration in den digitalen Arbeitsplatz, Enterprise-Search, Sicherheit und Einhaltung regulatorischer Vorgaben im Vordergrund. Für die Umsetzung dieser Aufgaben wählte die Zürcher Kantonalbank die Allgeier (Schweiz) AG als Partner. Die Umsetzung erfolgte mit Microsoft SharePoint 2013.
Vor dem Projekt existierten neben dem Intranet verschiedene Wikis, diverse Kleinapplikationen für kollaborative Funktionen sowie klassische Fileshares zur dokumentenbasierten Zusammenarbeit. Informationen wurden redundant bewirtschaftet und publiziert. Eine übergreifende, funktionierende Suchfunktion fehlte.
Das übergeordnete Ziel des Projekts war es, eine einheitliche User-Experience über alle Informationssysteme, einschliesslich der Enterprise-Search und Lync-Telefonie, zu schaffen.
Das Intranet sollte für die Mitarbeitenden als zentraler Einstieg für ihre gesamte Informationsarbeit konzipiert werden. Dabei sollte der klassischen Kommunikation und Informationsbereitstellung Rechnung getragen und die Social-Business-Funktionen umfassend ausgebaut werden. Bei den Publikations- und Distributionsprozessen stand der Abbau von Redundanzen sowie die Steigerung der Effizienz und der Bedarfsorientierung im Vordergrund. Wichtiger Bestandteil davon sollte eine effiziente Autorenorganisation mit einem Netz von kompetenten Superusern werden. Aber auch ganz generell wurde die Beschleunigung von Prozessen, beispielsweise durch die Reduktion von Medienbrüchen, angestrebt. Zudem sollte die Lösung so weit wie möglich auf den Standardfunktionalitäten von SharePoint 2013 basieren.
Auf der technischen Seite: Die Zürcher Kantonalbank hat in den letzten Jahren ihre Groupware-Applikationen auf SharePoint 2010 migriert. Für das neue Intranet drängte sich allerdings die neuere Version 2013 auf. Folglich musste die gesamte Infrastruktur so aufgebaut werden, dass ein reibungsloser Parallelbetrieb möglich wurde.
Damit die geforderten Antwortzeiten erreicht werden konnten, war eine optimale Lösungsarchitektur sowohl auf Infrastruktur wie auch auf Software Seite eine entscheidende Grundlage. Durch eine zielgerichtete Optimierung in der Testphase konnte auch diese Anforderung erfolgreich erfüllt werden.
Zugunsten künftiger Release-Fähigkeit legte die Zürcher Kantonalbank großen Wert auf eine standardnahe Lösung. Allgeier (Schweiz) AG musste bei allen wesentlichen Konzepten nachweisen, dass sie diese mit Out-of-the-Box-Funktionalitäten realisieren können.
Auf der fachlichen Seite: Parallel zur Konzeption des neuen Intranets galt es die kollaborativen Funktionen im Rahmen von Arbeitsräumen für Teams, Projekte oder Interessengruppen zu konzipieren. Dabei war es zentral, dass Inhalte (Webseiten, Dokumente, Bilder, etc.) genau einmal vorhanden sind und, wo notwendig, wiederverwendet werden können.
Erwartungsgemäß aufwändig gestaltete sich die Migration der Inhalte und der Parallelbetrieb des alten Systems während der letzten Monate. Dank der Software Qumram wurde die Migration von statischen Inhalten entscheidend vereinfacht.
Alle Hauptziele wurden nach 12-monatiger Umsetzungsphase termingerecht realisiert. Dabei setzte das Projektteam dank sehr agiler Vorgehensweise rund 420 fachliche Anforderungen um.
Die intuitive Navigationsstruktur mit übersichtlichen Megaflyouts erleichtert den Mitarbeitenden den schnellen Zugang zu relevanten Informationen.
Die grösste Innovation für die Benutzer ist das Zusammenspiel des Intranets mit der MySite und den Kollaborationsräumen. So gibt es beispielsweise übergreifende Hashtags (#) zum Folgen oder abonnieren von Inhalten und auf der MySite sehen die Benutzer alle personalisierten Einträge auf einen Blick. Zudem wurde Lync erfolgreich integriert, so dass überall im Intranet, wo Personen vorkommen, die einfache und direkte Kontaktaufnahme möglich ist.
Die Zürcher Kantonalbank ist die nahe Bank. Wir positionieren uns erfolgreich als Universalbank mit regionaler Verankerung und internationaler Vernetzung. Die
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