Was sich seit 2023 getan hat
& was es für die Praxis bedeutet.
Seit unserem ersten Beitrag zu SharePoint Premium ist viel passiert. Die Plattform ist deutlich reifer geworden – besonders, was Governance, Automatisierung und die Integration ins Microsoft-Ökosystem betrifft. Wer heute SharePoint Premium (früher Syntex) in einer Organisation einführt, hat deutlich mehr Werkzeuge in der Hand, um Inhalte strukturiert, regelbasiert und sicher zu verwalten – ohne viel manuelle Nacharbeit oder komplizierte Umwege.
Im Folgenden ein Überblick, was sich seit 2023 konkret verändert hat – aus Sicht von jemandem, der es regelmässig bei Kunden implementiert.
Content Rules – endlich richtlinienbasiertes Arbeiten mit Inhalten
Content Rules – endlich richtlinienbasiertes Arbeiten mit Inhalten
- „Wenn Datei als Vertrag markiert → nach 7 Jahren archivieren“
- bis hin zu „Wenn HR-Dokument in Standort CH → nur lokal zugreifen lassen“
Content Assembly – Vorlagen + Daten = fertiges Dokument
- HR (z. B. Arbeitsverträge)
- Legal (Vertragsentwürfe)
- Customer Service (automatisierte Antworten mit Anhängen)
AI Hub – Kontrolle über alles, was automatisch läuft
Der AI Hub ist neu und vor allem für die IT relevant: Hier sieht man zentral, welche Klassifizierungsmodelle aktiv sind, wie oft sie verwendet werden, und welche Regeln wo greifen. Das hilft bei der Verwaltung und beim Troubleshooting – gerade wenn man mehrere Standorte oder Fachbereiche betreut.
Für Unternehmen mit hohem Governance-Fokus (z. B. in Pharma, Banken, Versicherungen) ist das ein echter Vorteil.
Integration in Microsoft 365 – mehr als nur "auch Copilot-fähig"
- Copilot nutzt automatisch die Inhalte, die in Premium entsprechend klassifiziert sind.
- Microsoft Purview kann Richtlinien direkt auf Premium-Inhalte anwenden.
- Teams-Kanäle lassen sich mit Premium-Regeln kombinieren, z. B. für automatische Klassifikation von Anhängen.
Mehr Kontrolle über den Dokumentenlebenszyklus
Ein Klassiker in der Praxis: „Wie stellen wir sicher, dass alte Inhalte verschwinden?“ – Mit den neuen Lebenszyklusfunktionen lassen sich Inhalte jetzt automatisch klassifizieren, archivieren oder löschen. Keine manuelle Durchsicht mehr notwendig.
Auch cool: Inhalte lassen sich direkt in „locked state“ setzen – z. B. bei rechtlich relevanten Dokumenten.
Neu: SharePoint eSignature mit Adobe Sign und DocuSign – jetzt auch in der Schweiz verfügbar
- Signaturprozesse direkt aus einer SharePoint-Dokumentenbibliothek starten
- den gesamten Ablauf (inkl. Statusverfolgung) zentral im Blick behalten
- unterschriebene Dokumente sicher und DSGVO-konform in Microsoft 365 speichern
- Adobe Acrobat Sign
- DocuSign
Fazit: SharePoint Premium ist erwachsen geworden
Was anfangs wie ein „KI-Experiment“ wirkte, ist inzwischen ein solides Werkzeug für Content Lifecycle Management – vor allem für Organisationen, die Struktur, Kontrolle und Automatisierung im Umgang mit Dokumenten brauchen.
Wer bereits Microsoft 365 nutzt, kann viele dieser Features relativ nahtlos aktivieren – und sie mit bestehenden Workflows, Teams oder Power Platform kombinieren.
Du willst wissen, wie das bei Ihnen aussehen könnte?
Gerne zeigen wir in einer Demo, wie man SharePoint Premium effizient einführt – ohne unnötigen Overhead, aber mit echtem Mehrwert für Fachbereiche und IT.
