MS Teams: Provisioning vs. Governance Tools

Mit diesen Frameworks vermeiden Sie Chaos in MS Teams

Die Covid-Pandemie krempelte die interne Zusammenarbeit von heute auf morgen um: In vielen Unternehmen wurde die Kollaborationsplattform Microsoft Teams unvorbereitet und ohne Strategie ausgerollt und bereitgestellt – die Folge war ein Durcheinander auf dem M365 Tenant. So wurden Teams Workspaces willkürlich erstellt, Gäste ohne Kontrolle eingeladen (bzw. danach nicht mehr entfernt) oder Dokumente entgegen der Firmenrichtlinienstandards mit externen Benutzern geteilt.

Nachdem wir häufig nach Best Practice Beispielen, mit denen man die Erstellung neuer Teaminstanzen standardisieren und fördern kann, gefragt werden, möchten wir in diesem Blogbeitrag die Möglichkeiten und Grenzen von einfachen Provisioning Tools (z.B. Request-a-Team-App) zeigen. Alternativ dazu erklären wir, wie eine professionelle Enterprise-Cloud-Governance-Framework-Lösung von AvePoint konfiguriert werden kann.

Optimieren Sie Ihre Teamsnutzung mit der Request-a-Team App

Das Tool «Request-a-Team-App» stellt basierend auf Kern- und Channel Funktionen ein Framework bereit, mit dem die Nutzung von Microsoft Teams durch das automatisierte Erstellen von Teams innerhalb einer Organisation erleichtert bzw. optimiert werden kann. Request-a-Team ist eine Open-Source-App und kann über die Plattform GitHub kostenfrei genutzt werden.
Die Request-a-Team-App deckt die Hälfte der wichtigsten Kriterien für M365-Teams und SharePoint Governance gut ab und bietet eine Reihe an Konfigurationsoptionen. Diese ermöglichen Administratoren die Anpassung der zukünftigen Workspaces an die Bedürfnisse der jeweiligen Organisation. Zum Beispiel können Admins festlegen, welche Benutzer berechtigt sind, Anträge für die Erstellung von Teams zu stellen, welche Genehmigungsverfahren verwendet bzw. welche Benachrichtigungen gesendet werden sollen, wenn ein Antrag gestellt, genehmigt oder abgelehnt wird. Auch Templates und Namenskonventionen bieten einen grossen Mehrwert.

Die Request-a-Team-App wird mithilfe der Power Apps Plattform erstellt, die Dienste, wie Power Apps, Power Automate, Logic Apps und Konnektoren (z.B. SharePoint-Liste, Office 365-Benutzer und Office 365-Gruppen) nutzen. Nachdem der Provisierungsprozess in Microsoft Teams gestartet wurde, findet man unter «Meine Anfragen» alle erfolgten Requests und Provisionierungsprozess eines Benutzers. Ein neuer Provisionierungsprozess benötigt lediglich vier bzw. fünf Schritte:

  1.  Vorlage auswählen
  2.  Sichtbarkeit zwischen Private und Public auswählen
  3.  Teaminformationen (z.B. Namenskonvention, Beschreibung und Business Case) eingeben und Verfügbarkeit eines Teams überprüfen
  4.  Mitglieder und Besitzer des Teams hinzufügen
  5.  Überprüfen und Request senden
Eine saubere und strukturierte Kollaborations- und Kommunikationsstrategie in Teams und SharePoint erfordert jedoch viel mehr Kontrolle und vordefinierte Einstellungen. An diesem Punkt stösst diese App-Lösung an ihre Grenzen, da Kriterien betreffend Lifecycle Management, Audit und Reporting bzw. Review und Rezertifizierungen von Berechtigungen nicht abgedeckt werden. Eine alternative Governance Lösung ist die «Cloud Governance» von AvePoint, die die erwähnten Schwachstellen von Request-a-App sehr gut abdeckt.

Bessere Governance dank «Cloud-Governance» von AvePoint

AvePoint wurde 2001 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Jersey City, New Jersey, USA. Das Software-Unternehmen bietet Lösungen für die Verwaltung und den Schutz von Daten in Cloud-Plattformen, wobei sich die Produkte an Unternehmen richten, die Microsoft-Technologien (z.B. SharePoint, Office 365 und Microsoft Teams) nutzen. Die Hauptprodukte von AvePoint sind:

  • Cloud Backup, eine cloudbasierte Backup-Lösung für Office 365-Daten.
  • Cloud Governance, das die Automatisierung von Governance-Aufgaben und -Prozessen in SharePoint und Office 365 ermöglicht.
  • Policies & Insights, welche die Sicherheit und Compliance von Cloud-Umgebungen überwachen, kontrollieren und verbessern.

Darüber hinaus bietet AvePoint Beratungsdienstleistungen und Schulungen im Zusammenhang mit seinen Produkten an. Das Unternehmen hat weltweit mehr als 7 Millionen Anwender und ist in über 100 Ländern tätig.

So konfigurieren Sie eine Provisionierung mit Cloud Governance

Cloud-Governance ist neben Cloud-Backup eine der gefragtesten Lösungen von AvePoint. Der Workspace Provisionierungsprozess kann über das eigene AvePoint «Cloud Governance Admin Center» statisch und modular zusammengeführt (oder neu über einen sogenannten dynamischen Service konfiguriert) werden.

In den kommenden Schritten zeigen wir die Konfigurationsschritte der Cloud Governance Lösung auf.

Schritt 1: Der dynamische Service kann über die Url https://myhub-admin.avepointonlineservices.com  unter dem Menüpunkt Verwaltung erstellt werden.

Schritt 2: Name, Beschreibung Service Kategorie und Sprache des Services müssen zwingend ausgewählt und ausgefüllt werden. Der Service kann unter Service-Berechtigungen für alle Benutzer oder nur für eine Auswahl von Benutzern freigegeben werden.

Schritt 3: Anschliessend wird der Service-Typ ausgewählt. Im Beispiel geht es um eine Teams Provisionierung, weshalb der Service «Team erstellen» ausgewählt wird.

Schritt 4: In den Einstellungen kann die erzwungene Namenskonvention für die zukünftigen Teams konfiguriert werden. Metadaten oder Attribute sowohl auch Freitext können in die Namenskonvention eingebunden werden.

Schritt 5: Jede Einstellung kann vorkonfiguriert und für die Anwender (Geschäftsnutzer) bspw. unter Sichtbarkeit ausgeblendet werden. Das verbessert die User Adoption und Akzeptanz.

Schritt 6: Neben den Standardeinstellungen können auch verschiedene Profile für eine externe Freigabe, Gastberechtigungen oder Teammitglieder-Berechtigungen hinzugefügt und konfiguriert werden.

Schritt 7: Zum Schluss wird der Genehmigungsprozess ausgewählt und der Service aktiviert. Genehmigungsprozesse können so konfiguriert werden, dass sie automatisch akzeptiert oder an einen oder mehrere Benutzer seriell bzw. parallel zugewiesen werden.

Benutzerfreundliche Bedienung durch die myHub App

Die Bereitstellung der Cloud Governance Lösung erfolgt über die myHub App von AvePoint. AvePoint hat die benutzerseitige Provisionierungskomponente in Teams integriert und bietet eine benutzerfreundliche Microsoft Teams App an.

Anhand eines Fragebogens, der Rolle und Standort des Benutzers im Unternehmen abfragt, werden die Anforderungen ermittelt und von der IT oder den Geschäftsverantwortlichen genehmigt. Die App bietet alle benutzerfreundlichen Bereitstellungs-, Rezertifizierung- und Lebenszyklusdienste. Ausserdem können die verschiedenen Workspaces über das Hub Feature zu einem Thema, einer Arbeitsgruppe oder Organisationseinheit zusammengefasst werden.

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