„Nintex for Everyone“ – Wirklich für jedermann und alle Business Cases?!

"Nintex for Everyone" - Wirklich für jedermann und alle Business Cases?!

Ein berühmtes deutsches Sprichwort sagt: „Allen Menschen recht getan, ist eine Kunst, die niemand kann“. Der australische Microsoft Partner Nintex (www.nintex.com) wirbt mit dem Slogan „Workflow for Everyone®“ für seine Produktpalette rund um das Thema Workflow-Automatisierung für Microsoft SharePoint, Office365 und Project Server. Ihr Antrieb und Anspruch ist es, allen beteiligten Zielgruppen eines Projekts (Endanwender, Entwickler und IT) ein Werkzeug in die Hand zu geben, um Prozesse einfacher zu machen, einfacher zu automatisieren, einfacher zu überwachen, einfacher zu steuern und einfacher zu verbessern. Und dies, ohne auf Leistung oder Flexibilität zu verzichten. Das klingt danach, dass Nintex in der Tat eine Workflow-Plattform sei, die dem obigen Sprichwort gerecht werden kann. Doch wie sieht es in der Praxis aus? Ist Nintex dieser „Niemand“ sprich „Nobody“ und müsste der Slogan daher eher „Workflow for Nobody“ heißen? In einer vierteiligen Blog-Serie zu Nintex soll versucht werden, eine Antwort darauf zu geben, durchaus auch mit der einen oder anderen (selbst)kritischen Einschätzung des Autors. Die Blog-Serie vermittelt einen Einblick in den Alltag der Nintex-Consultants von Allgeier, zeigt die Herausforderungen in den Projekten und gibt einige wertvolle Tipps, damit Nintex-Projekte nicht „down under“ gehen… In diesem 1. Blog-Artikel widmen wir uns dem Anbieter Nintex und der Positionierung ihrer Produkte. Der Hauptfokus liegt dabei auf den on-premise Versionen von Nintex Workflow und Forms 2013 (= klassische Variante für selber betriebene SharePoint Plattform im Gegensatz zu einem Cloud-Betrieb basierend auf Office 365).

Wer ist dieser "Nobody" Nintex?

Nintex ist der weltweit führende Anbieter für Workflow-Lösungen auf Basis von SharePoint bzw. Office 365. Mehr als 5’000 öffentliche und private Organisationen (davon 200 der Fortune 500) mit 5 Millionen lizenzierten Usern in mehr als 90 Ländern setzen die in 22 Sprachen verfügbaren Nintex-Produkte ein. Zudem gibt es über 1’000 Nintex-Partner, welche täglich mit ihren Dienstleistungen dafür bestrebt sind, dass Kunden ihre Prozesse automatisieren und damit Kosten sparen können.

Eindrückliche Zahlen könnte man(n) meinen. Aber was sagen die Kunden, welche sich nicht von „marketing-technisch, schön gefärbten Hochglanz-Prospekten“ leiten lassen, sondern „harte Fakten und Zahlen“ als Beweis für die Produktivitätssteigerung und Kosteneinsparung – Stichwort ROI – haben wollen? Ende letzten Jahres veröffentlichte Forrester eine Studie zur Messung des ROI der Nintex Workflow-Plattform mit dem Thema „The Total Economic Impact™ of the Nintex Workflow Platform – Cost Savings and Business Benefits“.

[i]. Für die Studie wurden fünf bestehende Kunden (aus verschiedenen Branchen, zwischen 3’500 und 120’000 Mitarbeitern, Nintex seit ein bis drei Jahren im Einsatz mit 25 bis mehr als 700 umgesetzten Workflows) interviewt und daraus eine „composite organization“ (the Organization) gebildet, um die Kosten und Nutzen der Implementierung einer Nintex Workflow-Plattform quantifizieren zu können. Diese Organization repräsentiert ein globales Unternehmen mit 3’800 Mitarbeitern, basierend auf den Charakteristiken der interviewten Firmen.
Für diese Modellstudie wurden folgende Kern-Annahmen getroffen:

  • Vier-monatiger PoC (Proof-of-Concept), in welchem 10 Workflows mit einem Nintex-Partner und drei internen IT-Ressourcen umgesetzt wurden.
  • Aufbau Nintex Center of Excellence mit drei zusätzlichen Ressourcen (Business Specialists).
  • Umsetzung von total 60 Workflows in den folgenden drei Jahren, wobei 90% davon Business Prozesse automatisiert haben.
  • Angewandte Methode: Total Economic Impact™ [ii]ist eine von Forrester Research entwickelte Methodik, welche die technologie-orientierten Entscheidungsprozesse eines Unternehmens verbessert und Kunden zielgerichtet unterstützt. Sie umfasst vier Komponenten für die Berechnung des Investitionsbetrages: Nutzen, Kosten, Flexibilität und Risiken.

Aus dieser Studie ergab sich die Kernaussage „NINTEX ENABLES INCREASED PRODUCTIVITY AND SIMPLER WORKFLOW MANAGEMENT“ abgestützt auf folgende (Risiko-bereinigte) Finanzkennzahlen über die drei Jahre:

Das sind sicher beeindruckende Zahlen, die einen Anhaltspunkt geben, was in der Praxis erreicht werden kann. Natürlich hat jedes Unternehmen eine andere Ausgangslage, andere Anforderungen und andere Ziele, die mit dem Einsatz von Nintex verfolgt werden sollen.
Daher hat Forrester, als Teil der Studie, auch ein Finanzmodell bereitgestellt, welches einer Organisation hilft, die Auswirkungen der Adaptierung der Nintex Workflow-Plattform zu bewerten.

Neben diesen quantitativen Aspekten gibt es natürlich auch viele weitere Vorteile für den Einsatz von Workflow-Lösungen wie z.B. Nachvollziehbarkeit, Erfüllung von Compliance-Anforderungen, Qualitätsverbesserung, Möglichkeit für Messung/Reporting und Optimierungen, usw.

Produktportfolio von Nintex

Betrachten wir uns die zwei Produkte Nintex-Workflow und Nintex-Forms 2013 etwas näher: Das Produktportfolio von Nintex umfasst im Wesentlichen die Produkte Nintex Forms und Workflow, welche es für SharePoint on-prem (2007, 2010 und 2013) und für Office 365 gibt, sowie die Nintex Connectors (Nintex Live), Nintex Mobile (App) und eine spezielle Nintex Workflow Version für MS Project Server (nur on prem für 2010 und 2013):
Abbildung 1: Übersicht Nintex Lösungsplattform

Grundsätzlich zeichnen sich die Nintex-Produkte durch eine sehr intuitive Benutzeroberfläche für schnelle, unkomplizierte Erstellung von Workflows und Formularen (Forms) mittels «Drag & Drop» aus. Da sich die browser-basierte Oberfläche nahtlos in SharePoint integriert, findet man sich sehr schnell zurecht.

Nintex Workflow

Das „Herzstück“ von Nintex Workflow ist der browserbasierte Workflow Designer, mit dem sogenannte Workflow Actions via Drag & Drop in den Arbeitsbereich (Design Canvas) gezogen und dort konfiguriert werden. Workflow Actions sind Funktionalitäten, die bestimmte Aktionen erledigen, wie z.B. Zuweisung von Aufgaben, Bedingungen, Schlaufen, Konvertierungen, Elemente (wie Site Collections, Sites, Items, usw.) erstellen/aktualisieren/löschen, usw. Die Actions sind dabei in verschiedene Kategorien gegliedert (Integration, Libraries and Lists, Logic and Flow, Operations, Provisioning, User Interaction):
Abbildung 2: Benutzeroberfläche von Nintex Workflow 2013

Nintex Workflow gibt es in vier Ausführungen, die sich im Funktionsumfang unterscheide

  • Workgroup: In der on-prem Version auf den Einsatz in 5 Team Sites oder 100 User in der Office 365-Version beschränkt.
  • Standard: Gleiche Funktionalitäten (Anzahl Workflow Actions) wie die Workgroup Edition, jedoch für Multi-Server Farm-Installationen mit unlimitierten Team Sites mit Lizenzierung pro Web Front End-Server oder max. 1’000 Office 365-User.
  • Enterprise: Umfangreichere Funktionalitäten mit Integration von Umsystemen (MS Dynamics CRM, BizTalk, u.a.) und Provisioning (Active Directory, Exchange, Audiences, usw.) sowie Records Management. Installierbarkeit und Lizensierung in der on-prem Version analog Standard bzw. in der Office 365-Version für max. 2’500 User. Ebenfalls enthalten ist der Zugriff auf die Nintex Connectors und Partner Connectors.
  • Complete: Beinhaltet alles der Enterprise Edition plus zuätzlich Hybrid-Server Rechte und Priority Support.
Zudem gibt es die Möglichkeit, sogenannte User Defined Actions (UDA’s) zu erstellen. Dabei setzt man eine bestimmte Aufgabenstellung mit den Workflow Actions um, definiert die Input- und Output-Parameter dafür und speichert dies dann als UDA ab. Diese UDA können dann, wie eine „normale“ Workflow Action, in einem Workflow eingebaut und die entsprechenden Input- bzw. Output-Parameter konfiguriert werden. Ferner gibt es auch ein SDK für Nintex Workflow, mit dem man eigene Workflow Actions in Visual Studio entwickeln kann. Zusammen mit vielen 3rd-Party bzw. Technologie-Anbietern, die solche Actions bzw. Konnektoren (Connectors) entwickelt haben, sind kaum Grenzen gesetzt, was man mit Nintex Workflow umsetzen möchte. Die Wiederverwendbarkeit von Workflow-Elementen, das Template-Management, die grafische und textliche Workflow-Historie sowie diverse Überwachungs- und Reporting-Möglichkeiten runden den Funktionsumfang ab.

Nintex Forms

Die Bearbeitung von Formularen erfolgt mit dem browserbasierten Form Designer, bei welchem „Form Controls“ – analog wie die „Workflow Actions“ – mit „Drag & Drop“ in den Arbeitsbereich gezogen und konfiguriert werden. Bei der erstmaligen Erstellung eines Formulares werden die Spalten der jeweiligen List oder Library (List Colums) automatisch untereinander angeordnet (Links das „Label“ und rechts daneben die „List column“). Ferner gibt es sog. „General Controls“ für die generellen SharePoint Spaltentypen (Singe and Multiple Line Text/Rich Text, Date/Time, Person, Choice, usw.) sowie für die Gestaltung (wie z.B. Border, Images, Panels, Calculated Value, usw.) und weitere „SharePoint Controls“ (wie External Data Column, List Lookup und View, Managed Metadata, usw.).
Abbildung 3: Benutzeroberfläche von Nintex Forms 2013

Für die individuelle Formulargestaltung gibt es sehr viele Möglichkeiten: Angefangen bei regelbasiertem Ein- und Ausblenden sowie Formatieren von Feldern, über die Gruppierung von Feldern mittels sogenannten Panels, oder Formularen mit Reitern (Tabbed Forms) oder mehrseitige/-stufige Formularen, bis hin zur Einbindung von CSS und JavaScript.

Um Ansprüchen an ein Responsive Design gerecht zu werden, gibt es neben dem Standard Desktop Layout spezielle Templates für mobile Endgeräte (iPhone, iPad, Android und Windows Phone) sowie für die Nintex Mobile App für Smartphones und Tablets – siehe dazu weiter unten – welche sogar ein Offline-Bearbeiten von Formularen ermöglicht.

Nintex Connectors

Nintex stellt eine Grosszahl von Konnektoren (Workflow Actions) zur Verfügung für die Nutzung von Cloud-Diensten (wie Amazon Web Services, Bing, Bitly, DropBox, Google Drive, OneDrive, usw.), die Einbindung von Social Media Plattformen (wie Facebook, LinkedIn, Twitter, Yammer, usw.), die Integration von LOB-Applikationen (z.B. Microsoft Dynamix CRM, SalesForce, u.a.) und natürlich auch für Hybrid-Szenarien von SharePoint on-prem mit Office 365. Diese Konnektoren werden über die Nintex Live-Plattform (Nintex Store in der Cloud) bereitgestellt, von wo man sich diese in die Workflow Actions Toolbox herunterlädt und dann wie eine Standard „Workflow Actions“ einsetzt. Voraussetzung dafür ist der Abschluss der Nintex Software Assurance (Updates/Upgrades und neue Versionen der lizenzierten Produkte sowie Online-, E-Mail- und Chat-Support). Wie bereits oben erwähnt, gibt viele Nintex Technologie Partner, die eigene Connectors entwickelt haben und diese über ihre Verkaufskanäle sowie vereinzelt auch über den Nintex Live Catalog bereitstellen. Nachfolgend ein paar Beispiele aus dem sehr vielfältigen Angebot:
  • SAP-Integration (ERPConnect Services von Theobald Software)
  • Dokumenterstellung im Workflow (dox42® NINTEX Workflow Action von dox42)
  • PDF-Konvertierung (PDF Rendering for Nintex Workflow von Adlib)
  • Nahtlose Integration von Digitalen Signaturen (CoSign Connector for Nintex von ARX oder Nintex Connector for DocuSign von DocuSign)
  • uvm.

Auf der Nintex-Website findet man detaillierte Information zu den einzelnen Nintex Connectors und Partner Connectors.

Nintex Mobile

Damit auch im Workflow-Umfeld jederzeit und von überall her auf Geschäftsprozessdaten zugegriffen werden kann, gibt es die Nintex Mobile App für Smartphones und Tablets. Damit können z.B. Daten in Prozessformularen erfasst bzw. bearbeitet, Aufgaben ausgeführt, Anträge eingereicht, überprüft und genehmigt werden und vieles mehr – und das alles auch offline! Dabei werden die Daten vor der Übertragung gesichert, in eine Warteschlange gestellt und sicher versandt, wenn man wieder online ist. So werden Workflows mobil bzw. zu „tragbaren Geschäftsprozessen“ gemacht. Die Nintex Mobile App gibt es kostenlos für Apple iOS-, Android-, Windows Mobile Phone-und Windows-Devices.

Nintex Workflow for Project Server

Und „last but not least“, gibt es auch eine spezielle Nintex Workflow on-prem Version für MS Project Server für 2010 und 2013. Diese stellt spezifische Workflow Actions für das Demand Management und Project Lifecycle Management (PLM) zur Verfügung, wie z.B. für das Abfragen des Project Servers, Lesen und Updaten von Projekteigenschaften, Erhalten von Event-Daten, Publizieren von Projekten, Lesen von Security Groups, Setzen von Projektstadien und Statusinformationen, Warten auf bestimmte Aktionen, usw. Dabei werden im Wesentlichen folgende 3 Funktionalitätsbereiche unterschieden:
  • Demand Management Workflows: Demand Management Workflows ermöglichen die Orchestrierung des Governance-Prozesses durch die Demand Management (Nachfrage-Management)-Funktionalitäten von MS Project Server. Durch diese Arbeitsabläufe können Projektideen und Projekte durch einen Governance-Prozess geführt werden, unter Anwendung von Geschäftsregeln, Validierungen und Genehmigungen.
  • Event Driven Workflows: Ein Event Driven Workflow ist ein Workflow, der zu einem oder mehreren Events in MS Project Server zugeordnet ist. Diese reagieren folglich auf Events, die vom Project Server bereitgestellt werden, aufgrund des Ergebnisses einer Datenänderung. So kann ein Workflow automatisch gestartet werden, wenn z.B. ein neues Projekt in MS Project Server publiziert wurde. Somit können Workflows erstellt werden für die Automatisierung von Szenarien wie:
    – Benachrichtigen des Managements, wenn ein neues Projekt publiziert wurde
    – Abfragen von LOB-Daten (line-of-business), wenn ein Projekt gestartet wird
    – uvm.
  • Collaboration Workflows (Project Workspaces): Hierzu bietet Nintex Workflow for Project Server eine Reihe von Funktionen, die in den Project Workspaces (SharePoint Sites) genutzt werden können: von Dokument Genehmigungs-Workflows und Benachrichtigungen an Stakeholder, wenn bestimmte Risiken eingetreten oder Probleme aufgetaucht sind, bis hin zur Synchronisierung von Inhalten aus dem Arbeitsbereich zu einem externen Office 365-Konto für die Zusammenarbeit mit externen Partnern.

Weiterführende Informationen sowie System-Voraussetzungen zu den Nintex-Produkten sind auf der Webseite zu finden.

Stärken und Schwächen von Nintex

Aus unserer langjährigen Erfahrung mit unterschiedlichsten Partnern bzw. Produkten können wir sagen, dass wir selten etwas Vergleichbares erlebt haben, was so umfangreich, ausführlich, verständlich und v.a. praxistauglich dokumentiert ist wie die Nintex-Produkte. J Nachfolgend ein kleiner Auszug zu den wichtigsten Dokumentationen von Nintex:
  • Marketing- bzw. Sales-Unterlagen
  • Installations-Handbücher
  • „Erste Schritte“– sowie „Learn more„-Sessions
  • Support-Bereich der Community
  • YouTube-Channel (mit über 200 Videos)
  • Tech-Blog
  • Dev-Talk (Konto/Login erforderlich)
  • Kunden- bzw. Produkt-Feedback Seite (Uservoice)

Daneben gibt es unzählige Blogs, sei es von den Nintex Technical Evangelists, die fast alle einen eigenen Blog führen (u.a. Brad Orluk, Patrick [Pat]Hosch, Simon Wright, Vadim Tabakman) oder weiteren Community-Mitgliedern sowie Nintex-Partnern.

So findet man (fast) auf jede Frage oder Problemstellung rasch eine Antwort. Ganz besonders hervorzuheben seien nochmals die Nintex Technical Evangelists, die Lösungen zu diversen Aufgabenstellungen oftmals „pfannenfertig“ als herunterladbare Nintex Workflows bzw. sogenannte User Defined Actions (UDA’s) zur Verfügung stellen. Kunden mit einem Supportvertrag (Software Assurance) bzw. wir als Partner können sich zudem mit Frage- oder Problemstellungen an den Nintex Support wenden. Auch hier sei erwähnt, dass wir diesen bisher als sehr kompetent erlebt haben und er in den meisten Fällen schnell reagiert hatte.

Nach so viel lobenden Worten sei gesagt, dass natürlich auch Nintex „die Suppe mit Wasser kocht“. Die nachfolgenden zwei Tabellen zeigen einen Überblick der Stärken und Schwächen der 2 Nintex-Hauptprodukte Workflow und Forms, gestützt auf unsere Erfahrungen bzw. Einschätzungen und Feedbacks unserer Kunden:

Stärken und Schwächen von Nintex Workflow 2013

Tabelle 1: Stärken und Schwächen von Nintex Workflow 2013

Stärken und Schwächen von Nintex Forms 2013

Tabelle 2: Stärken und Schwächen von Nintex Forms 2013

Insgesamt darf man sagen, dass Nintex das Thema Benutzerfreundlichkeit ernst nimmt und alles daran setzt, ihre Produkte dahingehend weiterzuentwickeln. In Analogie zur Microsoft-Strategie „Mobile First, Cloud First“ treibt Nintex ihre Office365-basierenden Lösungen ebenfalls sehr stark voran und veröffentlicht monatlich neue Funktionen.

Fazit

Die Nintex-Produktpalette eignet sich hervorragend für die Abbildung von Supportprozessen eines Unternehmens. Die benutzerfreundliche Oberfläche und einfache Bedienung durch „Drag & Drop“ erlaubt eine rasche Umsetzung der Workflows und Formulare. Durch die umfangreichen Dokumentationen und die äusserst aktive Community findet man Antworten auf fast alle Fragestellungen bzw. Unterstützung bei etwaigen Problemen.

Nintex wird somit einem Slogan „Workflow for Everyone®“ gerecht, in dem es Lösungen anbietet, bei denen ihre anvisierten Zielgruppen der Endanwender, Entwickler und IT Werkzeuge erhalten, mit denen sie wertvolle Zeit bei der Umsetzung sparen. Erreicht wird dies, indem das Augenmerk auf die „Einfach-heit“ (Reduzierung Anzahl Schritte) und nicht auf das „Einfach-sein“ (Reduzierung Möglichkeiten) gelegt wird.

Getreu dem Sprichwort „Thy sky’s the limit“ sind mit Nintex (fast) keine Grenzen der Möglichkeiten der Workflow-Automatisierung gesetzt.

Das grösste Optimierungspotential der Produkte sehen wir bei Nintex Forms:
Insbesondere die Gestaltung von komplexeren Formularen zusammen mit dem Konzepts des Formulars für die eigentlichen Workflow-Daten (Item Form) und für die Erledigung der Aufgabe (Task Form) erweist sich oft als „echter Knackpunkt“. Zudem sorgt das fehlende Template-Management für die Verwaltung mehrere Formularvorlagen pro Device-Layout auch immer wieder für „unschöne Workarounds“.
Hier sind wir sehr gespannt, womit uns Nintex in nächster Zeit überraschen wird. Die WPC (Microsoft World Partner Conference) steht ja schon bald vor der Türe…

Die grösste Herausforderung für die erfolgreiche Umsetzung liegt aber in der richtigen Skalierung der Einsatzmöglichkeiten der Nintex-Lösungen, dem Einsatz der richtigen Rollen bzw. richtigen Verteilung von Aufgaben auf diese und dem richtigen Grad der Automatisierung.
Wir als Allgeier unterstützen Sie gerne dabei mit unserer jahrelangen, praxiserprobten Erfahrung in allen Bereichen des Business Process Managements.
Nähere Infos zu unseren Dienstleistungen und Produkten finden Sie auf unserer Webseite unter Business Process Management sowie Workflow mit Nintex.

Ausblick

Im 2. Teil dieser Blog-Serie werden wir uns dem Slogan „Nintex for Everyone“ noch etwas tiefer widmen und hinterfragen, inwiefern Nintex für „Jedermann“ geeignet ist? Dabei werden wir auf Fragen eingehen wie z.B.: „Welche Schlüsselrollen sollte es in einem Projekt geben?“, „Welche Anforderungen werden an diese gestellt bzw. Kompetenzen sollte diese mitbringen?“, „Welche Zusammenarbeitsmodelle sind denkbar?“, usw. Und als Antworten zeigen wir Voraussetzungen für ein Nintex-Projekt auf und geben unsere Empfehlungen aus der Praxis weiter.

Der 3. Teil wird tiefer auf die Einführungsstrategie (Top-down oder bottom-up?), das eigentliche Vorgehen in den Projekten sowie unsere Lessons Learned daraus eingehen. Anhand von Checklisten sowie Tipps & Tricks aus unserer Erfahrung wollen wir versuchen, einen Praxis-Leitfaden anzugeben, der den Einstieg in Nintex-Projekte erleichtern soll und Hinweise enthalten, worauf für eine erfolgreiche Umsetzung zu achten ist.

Schliesslich blicken wir im 4. und letzten Teil dieser Blog-Serie noch ein bisschen weiter „über den Tellerrand“ hinaus, was alles möglich ist mit Nintex und den Lösungen ihrer Technologie-Partner sowie weiteren 3rd Party-Produkten. Wir wollen uns fragen, wohin die Reise von Nintex gehen soll bzw. wird und werden der Fragestellung nachgehen, inwieweit auch Nintex die (Microsoft-) Strategie „Mobile first, cloud first“ verfolgt?
Und dies alles unter der Hypothese „The sky’s the limit“ – Wo liegt die Grenze des Machbaren bzw. ein optimales Kosten-/Nutzen-Verhältnis?

Quellenverweise:

[i] Download unter: http://info.nintex.com/TEI_NintexWorkflow.html

[ii] Total Economic Impact (TEI) is a methodology developed by Forrester Research that enhances a company’s technology decision-making processes and assists vendors in communicating the value proposition of their products and services to clients. The TEI methodology helps companies demonstrate, justify, and realize the tangible value of IT initiatives to both senior management and other key business stakeholders.
The TEI methodology consists of four components to evaluate investment value: benefits, costs, flexibility, and risks
Weitere Infos auf der Forrester-Webseite unter: https://www.forrester.com/marketing/product/consulting/tei.html

;