Viva la MS Viva: Teil 3

Status quo vs. quo vadis?

Was ist seit Einführung der vier Microsoft Viva Module vor gut einem Jahr passiert? Welche Erfahrungen haben Unternehmen bisher gemacht? Und wie entwickelt sich die Plattform weiter? Im letzten Teil unserer MS Viva Serie geht es um Usability und Trends.

Als Microsoft letztes Jahr die Employee Experience Plattform (EXP) Viva herausbrachte, waren die Erwartungen und der Anspruch hoch. Viva ist in Teams voll integrierbar und soll als Teil von M365 ohne Plattform-Wechsel Kommunikation (Viva Connections), Einblicke (Viva Insights), Lernen (Viva Learning) und Wissen (Viva Topics) innerhalb Organisationen vereinfachen und somit optimieren. Aber wie haben Unternehmen und User auf dieses Angebot reagiert? Welche der vier Apps wurde am besten angenommen?

Tatsächlich kam das Release von Viva genau zum richtigen Zeitpunkt. Arbeiten hat sich in den letzten zwei Jahren schneller als ursprünglich vorauszusehen war verändert. Neue, hybride Arbeitsmodelle sind nicht mehr wegzudenken und in vielen Unternehmen bereits fest etabliert. Insofern hat Microsoft mit den Möglichkeiten, die Viva bietet, genau den Nerv der Zeit getroffen und laut eigenen Angaben mehr als 10 Millionen aktive Viva-User und über 1 Million zahlende Unternehmen.

Paypal etwa führt regelmässig Mitarbeiterumfragen durch, um Informationen zu Zufriedenheit, Motivation und Bindung zum Unternehmen zu erhalten. Insights hilft Paypal dabei, das Wohlbefinden aller Mitarbeiter im Auge, die Arbeitsmotivation hoch und die Fluktuation niedrig zu halten.

Auch bei Unilever setzt man aus ähnlichen Motiven auf Viva Insights und Toyota arbeitet zusätzlich noch mit Viva Connections, um den ganzheitlichen Ansatz, den die Plattform bietet, besser ausnutzen zu können.[i]

Doch nicht alle vier Apps werden gleichermassen gut angenommen und es existieren grosse Unterschiede zwischen dem europäischen und dem amerikanischen Markt.

Datenmanagement und KI als Schlüsseltechnologien

Bisher gibt es keine genauen Zahlen zum Nutzerverhalten der einzelnen Viva-Komponenten. Geht man jedoch von den veröffentlichten Erfahrungsberichten aus, stellt sich insbesondere in Europa Viva Topics als die bisher erfolgreichste Anwendung aus dem aktuell verfügbaren Viva Portfolio dar. Topics ist eine Art Wissenszentrale in Unternehmen und am leichtesten in bestehende Strukturen zu integrieren, da die App mittels KI nahezu vollständig selbständig arbeiten kann.

Kein Wunder, geben die meisten Betriebe das Wissens- und Dokumentenmanagement als „Schlüsseltechnologie für die Zukunftsfähigkeit“ an und sehen KI als wichtigen Lösungsansatz im Informationsmanagement.[ii] Laut der Microsoft Viva Anwender-Studie 2022 könnte die neue Plattform aber alle abgefragten und als relevant erachteten Bereiche in Organisationen abdecken.

Viva Relevanz

Davon ist Viva jedoch gerade im deutschsprachigen Raum noch weit entfernt, wie man erneut am Beispiel Viva Insights sieht. Hier werden insbesondere die datenschutzrechtlichen Aspekte in Europa intensiv diskutiert. Damit die App Führungskräfte und Mitarbeitende unterstützt, das Zeitmanagement zu verbessern, müssen u. a. Arbeitszeiten (innen, aussen, hybrid), fokussierte Arbeitszeit (ungestörtes Arbeiten) aber auch Zeiten für Besprechungen oder Pausen eingetragen werden. Beim Preisgeben dieser personenbezogenen Daten herrscht in Europa – im Gegensatz zu den USA – eine grosse Skepsis vor.

Microsoft weist diesbezüglich ausdrücklich auf die Unterstützung der EU-Datenschutzverordnung (DSGVO) hin und versucht Bedenken insbesondere bei Viva Insights durch ausführliche Datenschutz Beschreibungen auszuräumen.

 

Viva Insights everyday work

Schaut man erneut auf die Umfrageergebnisse, sieht zwar ein Grossteil der Befragten einen enormen Nutzen der KI beim Dokumenten- und Wissensmanagement (Topics), aber: Wenn es um Mitarbeiterverhalten (Insights) geht, sind es gleich 11% weniger und sogar fast ein Drittel ist noch unentschlossen, wie es zu solcherlei Einsichten steht.[iii] Die Europäer bleiben basierend auf den strengeren Verordnungen Viva Insights gegenüber vorerst also verhalten.

Viva in stetiger Entwicklung

Microsoft indes hat die EXP bereits weiterentwickelt. Seit dem ersten Release sind bereits mehrere Aktualisierungen vorgenommen worden. Wie etwa Viva Insights Playbooks, das darüber informiert, wie Unternehmen miteinander zusammenarbeiten und wie Teamwork über Organisationen hinaus wirkt (Mitarbeitermotivation). Oder ein Update zu Viva Topics, das Menschen mit Sehbehinderung unterstütz. Oder auch den Workspace Collaboration Optimizer bei Viva Insights, der bei variabler Sitzordnung jedes Team individuell bei der Sitzordnung unterstützt.

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Aktuelle Roadmap – Viva Engage

Ganz aktuell soll bis Ende September 2022 Viva Engage auf den Markt kommen. Engage löst die bisherige Community App für Teams durch eine verbesserte Oberfläche und neue Features ab. Sie verfügt über alle Funktionen, die von einer modernen Social-Media-Plattform erwartet werden (einschliesslich Newsfeeds, Profilen und der Möglichkeit, Bilder und Videos zu veröffentlichen).

Benutzer erhalten – ähnlich wie bei Facebook – eine Profilseite, auf der Statusaktualisierungen, Fotos oder Videos veröffentlichen werden können. Eben alles, was auch die bekannten sozialen Netzwerke bieten.

Viva Engage Hero

Der Schlüssel zum Erfolg sind bei Viva Engage Storylines und Stories, die Kollegen verbinden und ihre Gedanken, ihr Wissen und ihre Erfahrungen durch Gespräche, Bilder und Videos sozialisieren. Die App in Teams unterstützt Organisationen dabei, eine soziale Community aufzubauen, mit Kollegen und Führungskräften zu interagieren und Wissen und Antworten zu nutzen. Ausserdem kann man auch zufällige Gespräche des Netzwerks entdecken und so ein tieferes Verständnis über die gesamte Organisation erhalten und sein bisheriges Netzwerk erweitern – alles zusätzlich und in Zusammenarbeit mit Viva Connections.

Darüber hinaus werden innerhalb der Plattform weitere Apps entwickelt. Dazu zählt etwa Viva Goals, das Erfolgsziele von Aufgaben und Projekten über OKRs definiert (Microsoft hat erst kürzlich Ally.io übernommen und das Modul in Teams integriert) und Viva Sales, das (avisiert für das vierte Quartal) Formulareingaben vereinfachen, Daten mittels KI weiter verbinden und so den Geschäftsabschluss erfolgreicher gestalten soll.

Ein Jahr nach dem Release ist Viva noch lange nicht fertig entwickelt. Die Zukunft bleibt also spannend. Die noch nahtlosere und intuitive Integration der Viva Module in bestehende Apps (insbesondere in Teams) wird weiterhin ein entscheidender Vorteil sein.

[i] https://customers.microsoft.com/en-us/search?sq=&ff=story_product_categories%26%3EMicrosoft%20Viva&p=0&so=story_publish_date%20desc

[ii] https://sharepoint360.de/die-neue-microsoft-viva-anwenderstudie-2022-ist-da-stand-der-dinge-bei-wissensmanagement-digital-workplace-und-ki/

[iii] https://sharepoint360.de//wp-content/uploads/.Whitepaper/MS-Viva_Anwenderstudie_2022_HdM-SP360.pdf

Bildquellen:

Bild 1: https://www.allgeier.ch/wp-content/uploads/2023/01/Microsoft-Viva-Employee-Experience.pdf

Bilder 2 und 3: https://sharepoint360.de//wp-content/uploads/.Whitepaper/MS-Viva_Anwenderstudie_2022_HdM-SP360.pdf 

Bild 4: https://www.microsoft.com/de-at/microsoft-viva/privacy

Bild 5: https://www.microsoft.com/de-at/microsoft-viva/goals

Bild 6: https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-viva-blog/viva-insights-august-2021-feature-updates/ba-p/2600979

Bild 7: https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-viva-blog/microsoft-viva-engage-is-now-generally-available/ba-p/3595300