Hybride Arbeitsmodelle nehmen immer weiter zu und der Stellenwert, alle Mitarbeitenden miteinander zu vernetzen, steigt. Mit den vier Viva Modulen Connections, Insights, Learning und Topics hat Microsoft eine Plattform geschaffen, um Kommunikation, Einblicke, Lernen und Wissen innerhalb eines Unternehmens zu vereinfachen und zu optimieren. Dabei kann jedes dieser vier Module für sich oder in Kombination mit den anderen genutzt werden.
Als offene, individualisier- und erweiterbare Plattform ist Viva von überall zugänglich und lässt sich in bereits verwendeten Apps wie Teams, SharePoint und andere M365-Dienste integrieren. Rein technisch gesehen gibt es laut Microsoft (siehe Grafik unten) nur wenig zu beachten.
Um die Apps aber reibungslos und leistungsfähig als Optimierung in den Arbeitsalltag für Führungskräfte und Mitarbeitende einzufügen, bedarf es vorab einer guten Planung. Nachfolgend stellen wir die wichtigsten Überlegungen und Massnahmen vor.
Wer hauptsächlich in Teams arbeitet, seine Beschäftigten (innen, aussen, hybrid) durch die zentrale Bereitstellung von Nachrichten und Kommunikation stärker einbinden und die wichtigsten Tools von Drittanbietern zur Verfügung stellen will – für den ist Viva Connections interessant.
So lassen sich bspw. auf den ersten Blick im Dashboard zielgruppenorientierte Inhalte oder Aufgaben sehen, die dann auch direkt interaktiv bearbeitet werden können. Über einen ebenfalls personalisierten, sich stets neu zusammensetzenden Feed erhalten Mitarbeitende interessante Informationen aus dem gesamten Betrieb.
Dafür werden im Vorfeld alle Stakeholder mit einbezogen, um die wichtigsten Szenarien und Aufgaben zu definieren. Bei der Auswahl hilft die Priorisierung nach Wirkung und Schwierigkeit. Einfach umzusetzende Aufgaben mit schnellen Erfolgen eignen sich eher als langwierige und schwierige. Die Aufgaben können als Karte angelegt über das Dashboard an die jeweilige Zielgruppe (z.B. Marketing, IT, Vertrieb oder Management, Teamleiter, Mitarbeiter) transferiert werden.
Alle eingepflegten Informationen werden im Feed angezeigt, der sich inhaltlich automatisch synchronisiert – wobei die Inhaltshierarchie beeinflusst werden kann. So erhalten alle Betriebszugehörigen, egal von wo sie auf Viva zugreifen, alle wichtigen Ankündigungen ausgeliefert.
Das Erkennen von Arbeitsmustern innerhalb einer Organisation, wie und auf welche Art und Weise Einzelpersonen oder Teams arbeiten, hilft Optimierungspotenzial zu entdecken. Dabei unterstützt Viva Insights Führungskräfte, deren Aufgabe nicht nur das Abliefern einer guten Bilanz, sondern auch das Schützen der Mitarbeitergesundheit ist. Die Anwendung greift auf datengesteuerte und datengeschützte Erkenntnisse zurück, die Produktivität und Wohlbefinden in ausgewogener Weise fördern sollen.
Dafür tragen Beschäftigte ihre Arbeitszeiten innerhalb und ausserhalb des Unternehmens in Insights ein. Auch wie sie sich heute fühlen oder wann sie für fokussiertes Arbeiten nicht gestört werden sollen. Ausserdem wertet die App M365-Daten wie eMails, Besprechungen, Chats und den persönlichen Kalender aus.
Mitarbeiter erhalten aus diesen Daten KI-basierte Aufgaben und Verhaltensvorschläge. Führungskräfte bekommen Einblicke in Arbeitsmuster, die Stress fördern oder zu Burnout führen können. Dazu gehört, wenn bspw. regelmässig ausser Haus und ausserhalb der Geschäftszeiten gearbeitet wird, zu wenig Fokuszeit eingeplant ist oder Besprechungen überhandnehmen.
Beim Sammeln von Daten ist der Datenschutz ein besonders heikles Thema. Deshalb sollte unbedingt vor der Installation von Insights der Umfang, der Zweck und die Ziele der Analyse festgelegt werden. Regelungen sind nicht nur von Land zu Land verschieden, sie können auch innerhalb eines Unternehmens besonders geregelt sein.
Microsoft empfiehlt vor der Einführung von Insights, Beschäftigte über Art und Umfang der erhobenen Daten und über die datenschutzrechtlichen Aspekte genau zu informieren und wann immer möglich aggregierte, also Informationen, die aus mehreren Quellen berechnet werden, oder nicht identifizierte Daten zu verwenden.
Neue Mitarbeiter einarbeiten oder bestehende qualifizieren und dafür ein eigenes Schulungsprogramm erstellen. Oder Inhalte aus mehreren Programmen aggregieren und zusätzlich auf externe, teilnehmende Lernplattformen zugreifen – mit Viva Learning wird Schulung und Weiterbildung einfach in den Arbeitsalltag integriert.
Jeder Nutzer erhält eine personalisierte Ansicht von Lerninhalten aus dem eigenen als auch von Partnerunternehmen wie bspw. LinkedIn Learning. Es ist einerseits möglich, sich eigene Kurse auszusuchen und interessante Lerninhalte mit Teammitgliedern oder Gruppen zu teilen. Andererseits können Schulungs- und Fortbildungsverantwortliche einzelnen Personen oder ganzen Gruppen auch Lerninhalte empfehlen oder vorgeben.
Führungskräfte können mit Viva Learning ihr Team qualifizieren. Persönliche Fähigkeiten lassen sich den stetig veränderten Arbeitsanforderungen immer wieder anpassen, ohne dass an aufwendigen externen Schulungsmassnahmen ausserhalb der Organisation teilgenommen werden muss. Eine Lernzeit lässt sich mit Viva Learning einfach in den Arbeitsalltag einplanen. Das Ergebnis: Engagierte Mitarbeiter und Optimierung von Zeit und Aufwand.
Die Auswahl der Lern- und Inhaltsquellen kann ein sogenannter Wissensadministrator übernehmen. Diese Rolle ist neu im M365 Admin Center angelegt. Für diese Aufgabe sollte man neben den erforderlichen Administratorrechten auch mit dem Bildungs-, Lern- und Schulungszielen der Organisation vertraut sein. Grundsätzlich kann auf alle Microsoft Learn und Microsoft 365 Training Inhalte zugegriffen werden. Darüber hinaus auch auf kooperierende externe Lernplattformen.
Unternehmens- und spezielles Fachwissen weitergeben, informieren, Zusammenhänge besser Verstehen und ein zentrales Verzeichnis für Projektnamen, Begriffe u.ä. – Viva Topics ist eine Art Wissenszentrale. Die App erleichtert Mitarbeitern gezielt, alles Wichtige zur Bearbeitung der Aufgaben an nur einem Ort zu finden. Das stellt zum einen sicher, dass das komplette Wissen zum jeweiligen Thema gefunden wird, zum anderen erspart es jede Menge Recherchearbeit.
Mittels KI kann Viva Topics automatisch nach Themen innerhalb der Organisation suchen und Informationen zusammenstellen. Auswahlkriterien können Personen, Begriffe, Projekte oder auch Speicherorte sein. Wird ein Thema dank ausreichend Datenmaterial von der KI identifiziert, werden Synonyme/Akronyme, eine Beschreibung, teilnehmende Personen sowie Dateien, Seiten und Webseiten, die sich auf das Thema beziehen, zusammengestellt und als Themenseite zur Verfügung gestellt.
„Ihr Intranet ist jetzt auf Microsoft Teams“, verspricht Viva Connections. Auf dem Laufenden bleiben, chatten und sich unternehmensweit vernetzen, mit Viva Connections können Sie alle Ihre Mitarbeiter untereinander verbinden, und zwar dort, wo sie ihre Arbeit erledigen – in Microsoft Teams.
Je nach Nutzungsrecht können User Viva Topics entweder nur durchsuchen oder aktiv Themen kuratieren. Die KI wird darüber hinaus kontinuierlich nach neuen Informationen oder Veränderungen in bereits angelegten Themen suchen und Verbesserungsvorschläge unterbreiten. Selbstverständlich ist eine zusätzliche manuelle Verwaltung möglich. Themen können bestätigt/entfernt oder auch erstellt und bearbeitet werden.
Viva Topics lässt sich am einfachsten in bestehende Strukturen integrieren, da diese App nicht aktiv mit Daten bespielt werden muss (aber kann) sondern völlig selbständig arbeiten kann. Ebenso Viva Insights, wobei hier dem Datenschutz besonderes Augenmerk gilt. Einige Planung vorab bedarf Viva Connect, um Prioritäten der jeweiligen Teams festzulegen. Wird bei Viva Learning vor allem auf vorhandenes Lernmaterial zugegriffen, ist auch diese App schnell in Unternehmen einzubinden. Aber auch extra Schulungsmaterial lässt sich gut einpflegen. Generell empfiehlt es sich immer einen Administrator festzulegen, der Inhalte prüft und Rechte verwaltet.
Bildquellen:
Bild 1: https://docs.microsoft.com/de-at/viva/getting-started-with-microsoft-viva
Bild 2: https://docs.microsoft.com/de-at/viva/plan-for-all-viva-modules
Bild 3 + 4: https://docs.microsoft.com/de-de/viva/connections/plan-viva-connections
Bild 5: https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-viva-blog/what-s-new-in-viva-insights/ba-p/3573509
Bild 6: https://www.microsoft.com/de-at/microsoft-viva/privacy
Bild 7: https://www.microsoft.com/de-at/microsoft-viva
Bild 8: https://docs.microsoft.com/de-de/viva/topics/topics-adoption-getstarted
Wer steckt eigentlich hinter Allgeier? Marina verstärkt bei Allgeier seit Juli 2023 das Finanzteam. Im Interview erfahren wir mehr über ihre beruflichen Herausforderungen, worauf es in ihrem Job ankommt und wo man sie in ihrer Freizeit findet.
Ausgestattet mit modernster KI-Technologie, bietet die Plattform eine optimierte Verwaltung und Analyse digitaler Inhalte.
Kann AR die Produktion revolutionieren? Wo liegen mögliche Einsatzfelder und konkrete Vorteile? Im vierten Blog der Smart Maintenance Reihe werfen wir einen Blick in die Zukunft.
Smart Maintenance ist kein Trend, sondern eine Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Doch welche Phasen durchläuft die Implementierung einer intelligenten Wartung?
Dass Smart Maintenance nicht nur für die Industrie relevant ist, zeigte der Vortrag von Mirko Maurer bei der maintenance Schweiz. Was Resilienz damit zu tun hat, erfahren Sie hier.
KI goes Microsoft 365: Was der intelligente Assistent Copilot kann und wie er die Zusammenarbeit auf neue Beine stellt.
Smarte Technologien, wertvolle Daten und vernetzte Mitarbeiter: Von der Herausforderung Smart Maintenance zu implementieren und wie man sie bewältigt. Alles im aktuellen Blog!
Vernetzt, automatisiert und mit Echtzeit-Daten gespickt – das sind die Kennzeichen von Industrie 4.0. Doch welche Rolle spielt Smart Maintenance dabei konkret? Wie kann es zur Effizienzsteigerung und Kostenreduktion führen – das verraten wir im neuen Blogbeitrag.
Zwischen Flexibilität und Festungsanlage: Wie Unternehmen in der modernen Arbeitswelt Sicherheit gewährleisten können. Ein Expertengespräch mit Christian Dunkel über Secure Workplace.
