Laut dem Linkedin Workplace Learning Report aus 2019 sagen 94% aller befragten Mitarbeitenden, dass Fortbildung und Weiterentwicklungsmöglichkeiten für den Verbleib in einem Unternehmen entscheidend seien. Ausserdem steigern transparente Strukturen und Ziele sowie eine angenehme Arbeitsatmosphäre die Effizienz. Keine leichte Aufgabe für Führungskräfte und gerade in Zeiten, in denen hybride Arbeitsmodelle zunehmen, steht die interne Kommunikation vor neuen Herausforderungen.
Mit der Employee Experience Plattform (EXP) Viva bietet Microsoft massgeschneiderte Lösungen für alle diese wichtigen Bereiche, siehe nachfolgende Grafik.
Welche Funktionen sich Ihnen eröffnen, wie die einzelnen Anwendungen funktionieren und wie Sie diese am effektivsten nutzen und in Ihren Betrieb integrieren können – mit unserer dreiteiligen Blog-Reihe lernen Sie Microsoft Viva gründlich kennen.
Zuerst möchten wir Ihnen die vier verschiedenen Apps innerhalb der Plattform vorstellen:
Personalisierte Empfehlungen, um optimale Arbeit zu leisten, das verspricht Viva Insights. Dafür analysiert Insights Ihre M365 Daten, wie eMails, Besprechnungen, Chats und Ihren Kalender und erstellt KI-basierte Aufgaben und Verhaltensvorschläge.
Innerhalb Viva Insights wird in persönliche Einblicke und Einblicke für Vorgesetzte unterschieden, wobei Microsoft besonders darauf hinweist, dass alle personenbezogenen Daten der jeweiligen Mitarbeitenden den Datenschutzrichtlinien unterliegen und für Vorgesetzte nicht einsehbar sind.
Persönliche Einblicke ermöglichen Mitarbeitenden ihre Zeit effektiv zu nutzen und ihr Wohlbefinden im Auge zu behalten. Zeiten für fokussiertes, ungestörtes Arbeiten werden genauso eingeplant wie regelmässige Pausen oder das Arbeitsende. Unterstützt werden Nutzer durch Erinnerungen und leicht umsetzbare Empfehlungen, wie etwa Atemübungen zum Abbau von Stress.
Einblicke für Vorgesetzte unterstützt Führungskräfte bei der Förderung der Teamkultur, denn nur zufriedene Mitarbeiter bleiben dem Unternehmen langfristig, motiviert und gesund erhalten. Bei der Auswertung der Daten bietet Viva Insights forschungsbasierte Verhaltenserkenntnisse zu Themen wie „Engagement der Mitarbeiter steigern“, „Agilität verbessern“ und „Innovationen fördern“.
Lernen zu einem selbstverständlichen Teil der Arbeit zu machen, war das Ziel von Viva Learning. Eigens für M365 und Teams entwickelt, bietet die App sogenanntes Social Learning, um im Team von- und miteinander zu lernen, aber auch das Zuweisen von personalisierten Lernempfehlungen. Ziel ist jeweils das Lernen in den Arbeitsalltag zu integrieren.
So ist einerseits selbständiges Lernen nach vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Inhalten oder bei teilnehmenden Lernplattformen (z.B. LinkedIn, SAP Successfactors) möglich. Andererseits kann bspw. ein Lern-Manager sowohl einem bestimmten Mitarbeiter als auch einem kompletten Team Lernziele und -aufgaben zuweisen und durch Lesezeichen, personalisierte Empfehlungen und Kalendereinträge unterstützen, alles ohne Teams verlassen zu müssen.
Unternehmenseigenes Fachwissen leicht zugänglich zu machen ist die Aufgabe von Viva Topics. KI ermöglicht es ohne persönlichen Aufwand, Inhalte aus dem vorhandenen internen Datenmaterial automatisch zu erkennen, zu verarbeiten und zu organisieren. Die erkannten Themen unterschiedlichster Quellen werden anschliessend übersichtlich in Themenkarten aufbereitet.
Ein Thema kann ein Produkt, ein Kunde oder auch ein bestimmter Ausdruck sein. Um dann eine Karte zu erstellen, werden Informationen von Beschreibungen, Personen, Websites, Dateien und Seiten zusammengestellt. Damit die Qualität der Themen sichergestellt ist, gibt es diverse Kurationsmechanismen, durch die Mitarbeitende Wissen hinzufügen und Feedback abgeben können.
Themenkarten können automatisch in jeder M365-App (SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, Outlook) angezeigt werden und sind so allen Beschäftigten, unabhängig von Zeit und Ort, zugänglich. Der Suchbegriff kann einfach in das Suchfeld eingegeben oder Suche im Kontextmenü ausgewählt werden und schon geht’s los!
„Ihr Intranet ist jetzt auf Microsoft Teams“, verspricht Viva Connections. Auf dem Laufenden bleiben, chatten und sich unternehmensweit vernetzen, mit Viva Connections können Sie alle Ihre Mitarbeiter untereinander verbinden, und zwar dort, wo sie ihre Arbeit erledigen – in Microsoft Teams.
Durch die Integration der Komponenten Dashboard, Feed und Ressourcen wird der einfache Zugriff auf Daten und Aufgaben einerseits und der Erhalt relevanter Informationen andererseits gewährleistet. Die anpassbare App ermöglicht also jedem Beschäftigten die relevanten Nachrichten, Unterhaltungen und Tools zu nutzen, die für ein effektives Arbeiten nötig sind.
Egal, ob hybride Arbeitsmodelle oder auch Inklusion, mit Viva Connections können Sie alle Ihre Mitarbeiter, von wo auch immer sie gerade arbeiten, aktiv ins Unternehmensgeschehen mit einbeziehen.
Mit Viva hat Microsoft viel Optimierungspotenzial zur Verfügung gestellt. Jede Viva App bietet für sich schon eine ganze Reihe an Möglichkeiten, Mitarbeiterressourcen zu fördern. Am produktivsten gestaltet sich modernes Arbeiten, wenn alle Viva Module ineinandergreifen können. Je nach Unternehmen kann aber auch nur der Einsatz einzelner Apps sinnvoll sein.
Bild 1: https://query.prod.cms.rt.microsoft.com/cms/api/am/binary/RWIoOV
Bild 2 – 5 + 7: https://www.microsoft.com/de-at/microsoft-viva
Bild 6: https://docs.microsoft.com/de-de/viva/topics/topic-experiences-overview
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