Home Office, Digital Learning & Co. sind aus unserem Alltag mittlerweile nicht mehr wegzudenken. Dank verschiedener Kollaborationsplattformen wird die Zusammenarbeit und der Datenaustausch erleichtert, wie etwa mit Microsoft Teams. Vor geraumer Zeit kündigte Microsoft an, die hybride Arbeitswelt revolutionieren zu wollen – mit Microsoft Loop. Der Rollout der App ist noch nicht erfolgt, aber einige Loop-Komponenten sind schon einsatzbereit. Nachdem wir uns im ersten Blogbeitrag unserer Loop-Reihe “Don’t be out of loop: Hybrides Arbeiten neu definiert” angesehen haben, was Loop grundsätzlich ist und wo die Vorteile liegen, möchten wir im zweiten Teil das Thema tiefer beleuchten.
Wir sind der Frage nachgegangen, inwieweit Microsoft Loop die hybride Arbeitswelt wirklich revolutionieren kann bzw. was mögliche Schwachstellen sein könnten.
Zunächst einmal verspricht Microsoft mit Loop eine produktivere und zielgerichtetere Zusammenarbeit. Vor allem die mobile Version ist vor allem für jene, die von unterwegs arbeiten, spannend, da sie sehr benutzerfreundlich sein soll. Abstimmungstabellen vereinfachen das Brainstorming und ermöglichen eine rasche Entscheidungsfindung – sogar mit Personen außerhalb des Teams. Zudem ist dank der Echtzeit-Funktion alles vollkommen transparent nachvollziehbar.
Abstimmungstabelle (Quelle: Microsoft)
Der Statustracker (eine dynamische Tabelle) ist ein zeitsparendes Feature, das dabei hilft, den Überblick über den Fortschritt eines Projekts zu behalten. Dadurch muss man nicht mehr ständig nachfragen, ob etwas schon erledigt wurde oder wie der Status Quo ist. Darüber hinaus muss man die Applikation nicht mehr wechseln – ein Blick in den Statustracker reicht und man ist up-to-date.
Status Tracker (Quelle: Microsoft)
Sinnvoll ist die Möglichkeit der Versionierung. Dadurch kann man die ursprüngliche oder letzte Version einer Datei wiederherstellen, wenn sie beispielsweise versehentlich gelöscht wurde oder ein Fehler aufgetreten ist.
Böse Zungen könnten behaupten, dass Microsoft Loop mit Notion vergleichbar ist (vgl. Mr. SharePoint). Dem können wir nur bedingt zustimmen, da es zwar Ähnlichkeiten beim Aufbau der Loop Workspaces gibt, aber man das Rad ja auch nicht laufend neu erfinden kann. Ausserdem ist Microsoft ja bekannt dafür, die besten Ideen miteinander zu verknüpfen und nahtlos zu integrieren, ohne dass man x unterschiedliche Tools benötigt. Schlussendlich haben hier die User das letzte Worte und entscheiden, welche App sie bevorzugen.
Eine wesentliche Herausforderung von Loop betrifft das Thema Data Governance und Datenablage. Erfahrungsgemäß besteht dort, wo viele Daten gesammelt werden, immer die Gefahr eines Datenchaos, wenn man sich nicht schon im Vorfeld Gedanken über einige Dinge macht. Dazu zählt beispielsweise, wo die Daten abgelegt werden. Microsoft Loop speichert Daten standardmässig im persönlichen OneDrive eines Users. Dadurch droht im Falle des Ausscheidens einer Person aus dem Unternehmen die Gefahr eines Datenverlustes, wenn die Daten beispielsweise nur im persönlichen OneDrive gespeichert wurden. Theoretisch kann man zwar innerhalb von 30 Tagen eine Sicherung durchführen, aber was passiert nach dieser Frist? Zudem muss man als Arbeitgeber auch erst einmal davon wissen, dass im OneDrive des Mitarbeiters wichtige Daten liegen. Daher ist es wichtig, sich gründlich zu überlegen, wie die Governance aussehen soll. Alternativ kann man zum Beispiel die Daten im gemeinsamen SharePoint-Laufwerk speichern.
Microsoft verspricht hier Abhilfe mit der Integration von DLP (Data Loss Prevention) und der Nutzung der bereits aus anderen Apps bekannten Sensitivity Labels. Im Zuge der Ignite 2022 wurde angekündigt, dass diese Funktionen zukünftig für alle Loop-Komponenten verfügbar sein sollen.
Während man also gespannt auf den vollständigen Rollout der Microsoft Loop App wartet, könnte man sich die Wartezeit verkürzen, indem man sich z.B. Gedanken zur fehlenden bzw. wenig zufriedenstellenden Data Governance macht. Es liegt nämlich auf der Hand, dass mit wachsendem Datenvolumen und steigender Datenkomplexität die Data Strategy eines Unternehmens einen hohen Stellenwert einnehmen wird. Auch wenn man bei der Nutzung einer App in erster Linie an die „sichtbaren“ Features denkt, so darf man keinesfalls die Abläufe im Hintergrund aus den Augen verlieren.
Auch die von Microsoft angekündigte DLP und die Sensitivity Labels stellen rein technische Hilfsmittel dar. Deren sinnvolle Nutzung setzt voraus, dass eine Strategie zur Datenklassifizierung und zum Data Lifecycle Management besteht.
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