Kennen Sie Microsoft Loop? Das Echtzeit-Kollaborationsframework soll den Weg für hybride Arbeit ebnen. Bei der Ignite 2022 wurden weitere Features angekündigt. Welche das sind und was so besonders an Loop ist, zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.
Vielleicht haben Sie schon das neue Icon in der Befehlsleiste von Teams-Nachrichten entdeckt und sich gefragt, was man damit machen kann? Die „Schleife“ ist eine Microsoft-Loop-Komponente, mit der man per Chat beispielsweise eine Checkliste, Tabelle oder Aufgabenliste erstellen kann. Klingt fürs erste ja gar nicht so besonders, oder? Schliesslich könnte man ja eine Aufgabenliste ebenso gut in OneNote (oder auch in Excel, Word, etc.) erstellen.
Loop Komponenten (Quelle: eigener Screenshot)
Genau hier hat Loop sein Alleinstellungsmerkmal. Dank dieser einfachen Komponente spart man sich das Erstellen, Speichern und Versenden einer Datei (auch das Warten auf die Antwort, das Zurücksenden, erneute Speichern etc.). Stattdessen erstellt man z.B. eine Aufgabenliste im Teams-Chat und sendet sie an Person X (bzw. an beliebig viele Personen) oder via Link-Freigabe an jemanden ausserhalb des Unternehmens. Alle Beteiligten können die Tasks nun bearbeiten, Informationen hinzufügen oder Aufgaben als erledigt markieren, das alles zeit- und ortsunabhängig sowie applikationsübergreifend. Damit die restlichen Teilnehmer immer auf dem Laufenden bleiben, löst jede Änderung eine Benachrichtigung aus. Dadurch können alle an der Komponente arbeiten, wann es Ihnen am besten passt. Dies ist der Inbegriff von hybrider Arbeit.
Quelle: Microsoft
Wo werden all diese Komponenten abgelegt? Loop-Komponenten werden als FLUID-Datei im persönlichen OneDrive gespeichert und können als Link in einem Browser geöffnet werden. Hier ist es besonders wichtig, sich im Vorfeld zu überlegen, welches Datenablagesystem man verwendet, damit mit der Zeit und zunehmender Datenmenge kein Chaos entsteht. Vor allem muss man alle Komponenten nachvollziehbar benennen (z.B. „Abstimmung Projekt X“ oder „To-Do Event 01.10.2022“).
Aktuell ist Loop noch nicht als eigenständige App verfügbar (Status: „Preview“). Viele der Loop-Komponenten können schon in Microsoft Teams oder Outlook genutzt werden. Konkret besteht Loop derzeit aus drei Elementen.
Aktuell können Loop Komponenten als einziges der drei Elemente in Microsoft365 genutzt werden. Dadurch können wie oben beschrieben z.B. Listen, Tabellen oder Notizen im Teams-Chat oder einer Loop-Seite erstellt und geteilt werden. Mit Hilfe des Status-Trackers können Nutzer z.B. den Status von Tasks überwachen – nicht nur den eigenen, sondern den vom gesamten Team. Möglicherweise kann dadurch in einigen Unternehmen die Anzahl der Meetings reduziert werden, weil kein Nachfragen mehr notwendig ist. Ein Blick in den Status-Tracker reicht und schon kennt man den Status Quo. In Zukunft sollen diese Komponenten auch in anderen Office-Apps verfügbar sein.
Quelle: Microsoft
Loop-Seiten sind eine Art flexible Leinwand bzw. Whiteboard, in die man z.B. projektbezogene Dateien, Links oder andere Daten bzw. auch Loop-Komponenten ziehen kann. Diese werden in einem Ordner im OneDrive bzw. SharePoint Online abgelegt. Dort können Teams beispielsweise gemeinsam an der Erstellung eines Papers oder an Content einer Website arbeiten. Jeder fügt seinen Input hinzu, andere kommentieren, bearbeiten oder nehmen das Geschriebene zur Kenntnis. Natürlich in Echtzeit und synchron.
Quelle: Microsoft
Loop Arbeitsbereiche sammeln bzw. gruppieren alle relevanten Dokumente und sind also eine Art Bibliothek bzw. Wissensforum. Dieses Feature befindet sich aktuell noch im Entwicklungsstadium.
Quelle: Microsoft
Bei der Ignite 2022 hat Microsoft die beiden Komponenten „Poll“ und „Q&A“ als Preview per Ende 2022 angekündigt. Mit Poll können User beispielsweise Umfragen in Echtzeit durchführen, wobei diese immer up-to-date bleiben. Die Umfragekomponente wird bis Ende des Jahres in der Webversion von Outlook und Word als private Vorschau eingeführt werden.
Besprechungs-Chats und E-Mail-Posteingänge können heute mit Antworten zur Beantwortung scheinbar einfacher Fragen überlastet werden. Die Loop Komponente Q&A sammelt Antworten auf Fragen in Echtzeit und fasst diese übersichtlich in einem Thread zusammen. Bei Bedarf können Fragen ergänzt werden. Wenn es zu einer Frage verschiedene Meinungen gibt, kann einfach nachvollzogen werden, wer auf was wie geantwortet hat. Die Q&A Komponente soll bis zum Ende des Kalenderjahres in Outlook im Web und Outlook für Windows allgemein verfügbar sein.
Microsoft Loop ist kein neues Programm oder Tool. Vielmehr handelt es sich um die Weiterentwicklung eines zentralisierten Echtzeit-Kollaborationsframeworks, das bald als App verfügbar sein wird. Zentral ist, dass künftig mit Blöcken aus Office-Inhalten gearbeitet werden kann, die unabhängig voneinander bzw. unabhängig von ihrer Ausgangsapp (z.B. Word) im Web existieren.
Wenn in Zukunft alle Aufgaben in Echtzeit und ohne App-Wechsel erledigt werden können, wird das unsere Zusammenarbeit für immer verändern. Was kann man sich daher von Loop noch erwarten? In welche Richtung geht die Entwicklung? Auf diese Fragen möchten wir im Blogbeitrag “Get in the loop: Wir scannen Microsoft Loop auf seine Funktionalität” näher eingehen.
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