KI trifft auf Microsoft 365: Wie Microsoft 365 Copilot die Kollaboration revolutioniert
ChatGPT ist mittlerweile jedem geläufig – doch kennen Sie schon Microsoft 365 Copilot? Das KI-unterstützte Tool wird am 1. November 2023 ausgerollt und kombiniert Künstliche Intelligenz mit den Apps und Diensten von Microsoft 365. Wir haben uns das revolutionäre Tool näher angesehen und verraten, wie es funktioniert und ob es die Zusammenarbeit tatsächlich revolutioniert.
Was ist Microsoft 365 Copilot?
Der Microsoft 365 Copilot unterstützt Benutzer dabei, ihre Arbeit mit Microsoft 365 effektiver und produktiver zu gestalten. Er ist in verschiedene Microsoft 365 Apps, wie z.B. Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint etc.), Microsoft Teams und SharePoint integriert und besteht aus drei Hauptkomponenten:
- Sprachmodell: Dieses basiert auf einem Large Language Model (kurz: LLM) mit dem Namen GPT (Generative Pretrained Transformer) und ist für die Sprachverarbeitung zuständig, d.h. es «versteht» die Eingaben, formuliert Antworten und generiert Textinhalte.
- Microsoft Search: Der Suchdienst koordiniert das Sammeln von Zusatzinformationen aus der Microsoft 365-Welt.
- Microsoft Graph API: Die API-Entwicklerplattform ist das Bindeglied für alle Dienste in Microsoft 365.
Der Microsoft 365 Copilot kann auf zwei Arten integriert werden:
- Als in-app assistance wird der Copilot in jene Microsoft 365-Apps integriert, die ein Benutzer täglich benutzt (z.B. Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams etc.). Dadurch kann die Produktivität gesteigert, das Know-how verbessert und der Kreativität freien Lauf gelassen werden. So kann man den M365 Copilot zum Beispiel per Sprachbefehl anweisen, Texte zu schreiben, sie zusammenzufassen oder sie neu zu formulieren.
- Bei der Integration als cross-app intelligence hingegen nutzt Copilot Daten aus Microsoft Graph und arbeitet über die Apps hinweg. Es bietet auch ein neues Tool: Den Business Chat. Dort kann man beispielsweise Fragen stellen oder Anweisungen geben, die folgendermassen lauten könnten: “Erstelle mir einen Statusbericht für mein Team” oder “Plane ein Meeting mit Manager XY”. Business Chat generiert dann auf Basis der vorliegenden Kalender-, E-Mail- oder Chatinformationen bzw. anderen Dokumenten eine passende Antwort oder Aktion.
Welche Vorteile bietet der Copilot?
Microsoft 365 Copilot wird die Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten, radikal verändern. Konkret bietet der virtuelle Arbeitsbegleiter Usern folgende Vorteile:
- Microsoft Outlook: Copilot priorisiert den Posteingang, indem es automatisch die wichtigsten E-Mails hervorhebt bzw. Benutzer daran erinnert, auf unbeantwortete Mails zu antworten.
- Microsoft Teams: Protokollerstellung ade! Copilot kann das Gesagte eines Meetings in einer Textdatei zusammenfassen.
- Excel: Formelvorschläge machen, Daten visualisieren bzw. bereinigen, Sortieren und Filtern oder Formatieren – die Bandbreite der unterstützenden Aktivitäten in Excel ist vielfältig.
- Microsoft Word: Texterstellung ist dank KI ganz leicht – Copilot erstellt z. B. unter Berücksichtigung der vorhandenen Dateien, wie OneNote-Notizen oder anderen Word-Dateien, einen Textvorschlag. Zudem kann es das Layout eines Dokuments ändern oder Bilder aus anderen Dateien einfügen.
- PowerPoint: Präsentationen inkl. relevanter Bilder und Texte erstellen, Folien ansprechend gestalten und dafür sorgen, dass eine Präsentation kohärent ist – das kann Copilot im Präsentationsprogramm von Microsoft.
- SharePoint: In SharePoint erstellt der Copilot automatisch Sites oder Pages anhand von Sprachbefehlen und kann Dokumente einbinden, die für den Inhalt der neuen Seite wichtig sind.
Money matters: Was kostet Microsoft 365 Copilot?
Microsoft 365 Copilot ist nicht kostenlos und soll pro Benutzer 30 US-Dollar pro Monat kosten. Bemerkenswert, dass das KI-Tool teurer als die Microsoft 365 Business Premium-Lizenz ist, die mit 22 US-Dollar pro Monat und Benutzer zu Buche schlägt. Laut Microsoft wird Copilot über die «E3- und E5-Lizenzen» sowie über «Business Standard» und «Business Premium» verfügbar sein.
Der Copilot ist seit dem letzten Update bereits in Windows 11 integriert – allerdings ist er in Europa noch nicht verfügbar, weil er nicht gesetzeskonform ist. User müssen sich heutigen Einschätzungen nach vermutlich bis Mitte 2024 gedulden bis der Dienst auch hierzulande verfügbar sein wird.
Es gibt allerdings einen Workaround für jene, die die Funktionalität trotzdem aktivieren möchten. Dafür muss man das Windows Update vom 26.09.2023 mit der Build Version 22631.2361 installieren (siehe Grafik) und mit folgendem Befehl (ohne Anführungszeichen) “microsoft-edge://?ux=copilot&tcp=1&source=taskbar” via Ausführen aktivieren.
Wird Copilot Jobs ersetzen?
Eines vorweg: Copilot hat nicht das Ziel, Jobs durch KI zu ersetzen. Vielmehr lautet die oberste Prämisse, den Usern die Möglichkeit zu bieten, wiederholende Aufgaben besser und schneller zu erledigen. Unserer Meinung nach hat Copilot das Potenzial, die Büro- und Wissensarbeit am Desktop-Arbeitsplatz zu revolutionieren: So stufen wir Microsoft 365 Copilot als intelligenten Assistenten ein, der komplexe und zeitaufwendige Arbeitsvorgänge innerhalb weniger Sekunden ausführen kann. Dadurch lässt sich die Produktivität und die Effizienz im Office deutlich steigern.
