Wie M365 die Arbeitsweise von Unternehmen revolutioniert – und warum Governance dabei entscheidend ist
Die digitale Transformation von Unternehmen ist längst nicht mehr nur ein Schlagwort, sondern eine Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Doch viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, wie sie die richtigen Tools und Lösungen finden können, um ihre Arbeitsweise effizienter und sicherer zu gestalten. Ein klarer Gewinner in dieser Hinsicht ist Microsoft 365 (M365). Aber wie lässt sich M365 erfolgreich in die bestehende IT-Landschaft integrieren? Und wie kann M365 dabei helfen, die Herausforderungen des täglichen Arbeitsalltags zu meistern?
Wie Microsoft 365 Unternehmen hilft, ihre digitale Transformation zu beschleunigen
M365 bietet eine breite Palette von Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen aller Grössenordnungen zugeschnitten sind. Teams, OneDrive, SharePoint, Planner und weitere Anwendungen stellen sicher, dass Mitarbeiter jederzeit, überall und auf jedem Gerät produktiv arbeiten können.
Auch offline ist produktives Arbeiten möglich: Dank OneDrive lassen sich Dateien lokal bearbeiten und bei bestehender Verbindung automatisch synchronisieren. So stehen stets aktuelle Daten zur Verfügung – auch im Team. Die gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Mitarbeitende sorgt zudem für einen echten Effizienzgewinn.
Aber was viele nicht wissen: M365 ist mehr als nur eine Sammlung von Office-Tools. Es ist eine Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre gesamte IT-Infrastruktur und Arbeitsweise zu transformieren.
Doch wie gelingt die erfolgreiche Integration von Microsoft 365 in bestehende Systeme? Dieser Frage gehen wir in diesem Artikel nach.
Die Herausforderung der Integration M365 in bestehende IT-Landschaften einbinden
Eine der zentralen Fragen bei der Einführung von M365 ist die Integration in bestehende IT-Systeme und branchenspezifische Tools. Viele Unternehmen nutzen bereits spezialisierte Anwendungen oder Softwarelösungen, die nicht aus der Microsoft-Welt stammen. Die Herausforderung besteht darin, Schnittstellen zu schaffen und sicherzustellen, dass diese Anwendungen nahtlos mit M365 zusammenarbeiten können.
Schnittstellen und APIs machen die Integration einfach
Dank offener APIs und zahlreicher vorhandener Schnittstellen lässt sich Microsoft 365 problemlos mit anderen Softwarelösungen verbinden. Es gibt zahlreiche Beispiele von grossen Software-Anbietern, die speziell entwickelte Teams-Apps anbieten.
Microsoft Teams entwickelt sich dabei zunehmend zum zentralen Hub für die tägliche Zusammenarbeit. Drittanbieter-Tools, interne Anwendungen und Microsoft-eigene Dienste lassen sich nahtlos in die Benutzeroberfläche integrieren – alles innerhalb eines einzigen Clients. Das erspart den Wechsel zwischen verschiedenen Programmen und erhöht die Effizienz der Nutzer erheblich.
In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen keine Kompromisse bei der Nutzung bestehender Anwendungen eingehen müssen, um die Vorteile von M365 zu nutzen. Die Integration von Anwendungen und Daten erfolgt nahezu automatisiert und sorgt für einen nahtlosen Übergang.
Der Weg zu skalierbaren Lösungen: Kosten und Lizenzierung richtig managen
Kostenmanagement ist oft ein zentraler Punkt bei der Entscheidung, welche Softwarelösungen in einem Unternehmen zum Einsatz kommen. Microsoft 365 bietet verschiedene Lizenzmodelle, die eine skalierbare Lösung ermöglichen, die Unternehmen jeglicher Grössen anspricht.
Für IT-Verantwortliche ist es besonders wichtig zu wissen, dass sie mit M365 nicht nur die Basisfunktionen von Anwendungen wie Teams und Outlook erhalten, sondern auch eine Vielzahl von Erweiterungen und Add-Ons, die je nach Bedarf hinzugefügt werden können. Die Flexibilität von M365 ermöglicht es, Lizenzen genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der einzelnen Mitarbeiter abzustimmen.
Die Kosten können bei einer unüberlegten Lizenzierung schnell explodieren. Deswegen ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Anforderungen genau kennen und die Lizenzen entsprechend auswählen
Um die Lizenzierung möglichst effizient zu gestalten, empfiehlt sich der Einsatz einer sogenannten Rollen- oder User-Matrix. Dabei wird definiert, welche Mitarbeitergruppen welche Funktionen tatsächlich benötigen. So lässt sich verhindern, dass zu teure oder unnötige Lizenzen vergeben werden. Ein Mitarbeiter im Backoffice benötigt möglicherweise eine andere Lizenz als ein Aussendienstmitarbeiter, der unterwegs arbeitet und nur ein mobiles Gerät nutzt.
Security und Compliance – die Grundlage für den Erfolg
Ein weiteres wichtiges Thema ist Security und Compliance. Besonders in Branchen, in denen hohe Datenschutzanforderungen bestehen, wie etwa im Gesundheitswesen oder in der Finanzbranche, ist es entscheidend, dass alle Tools und Anwendungen den rechtlichen Anforderungen entsprechen.
Governance ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Einführung
Ein häufig unterschätztes Thema bei der Einführung von M365 ist die Governance. Besonders bei Tools wie Microsoft Teams und SharePoint gibt es zu Beginn der Nutzung viel Freiheit – was jedoch später zu Problemen führen kann. Ohne klare Regeln und eine abgestimmte Daten-Governance-Strategie können unübersichtliche Strukturen entstehen, die über die Zeit für die IT-Abteilung schwer zu managen sind.
Der Governance-Workshop ist unerlässlich, um eine klare Struktur für die Nutzung von Teams und SharePoint zu schaffen. Ohne diesen Schritt können nachträgliche Probleme auftreten, die nur mit grossem Aufwand gelöst werden können.
Der Governance-Workshop sollte daher interdisziplinär aufgesetzt sein – mit Schlüsselpersonen aus verschiedenen Abteilungen. Nur so lassen sich sinnvolle Regeln und Verantwortlichkeiten für den Umgang mit Microsoft 365 definieren. Besonders wichtig ist dabei die frühzeitige Einbindung aller relevanten Nutzergruppen – nicht nur der IT-Abteilung. Nur wenn auch Fachabteilungen und Endnutzer von Beginn an einbezogen werden, lässt sich eine Governance-Strategie entwickeln, die praxisnah ist und von allen mitgetragen wird.
Die Rolle von Künstlicher Intelligenz in der Zukunft von Microsoft 365
Mit Blick auf die Zukunft wird sich die Rolle von Microsoft 365 weiterentwickeln – insbesondere im Bereich Künstliche Intelligenz. Die Integration von KI wird Unternehmen dabei unterstützen, ihre Arbeitsweise noch effizienter zu gestalten. KI-gesteuerte Suchfunktionen, die Dokumente automatisch kategorisieren und für den Nutzer zugänglich machen, sowie Custom KI Agents, die branchenspezifische Aufgaben übernehmen, sind nur einige der Funktionen, die Microsoft 365 in den kommenden Jahren erweitern wird.
In der Zukunft wird KI eine entscheidende Rolle spielen. KI-Agenten werden Daten analysieren und tägliche Aufgaben automatisieren, was den Arbeitsalltag erheblich erleichtern wird
Die Integration von Künstlicher Intelligenz wird nicht nur den Zugriff auf Informationen erleichtern, sondern auch dazu beitragen, dass die Mitarbeiter mehr Zeit für strategische Aufgaben haben.
Fazit: Die Vorteile von Microsoft 365 für Ihr Unternehmen
Microsoft 365 ist nicht nur ein Werkzeug – es ist eine Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Zusammenarbeit zu verbessern, Kosten zu optimieren und die Digitalisierung voranzutreiben. Die richtige Lizenzierung, eine durchdachte Governance-Strategie, die frühzeitige Einbindung aller Beteiligten und die Integration von Künstlicher Intelligenz sind entscheidend, um das volle Potenzial von M365 auszuschöpfen.
Für Unternehmen, die ihre digitale Transformation vorantreiben wollen, ist M365 eine der besten Lösungen auf dem Markt. Die Vielseitigkeit, Flexibilität und Sicherheit der Plattform machen sie zu einer idealen Wahl für Unternehmen, die sowohl ihre internen Prozesse optimieren als auch zukunftssicher aufstellen wollen.
