KI-Chatbot
KI-gestützter Rechnungseingang
Kurzbeschreibung
Um die Rechnungsverarbeitung zu beschleunigen, Fehlerquoten zu reduzieren und die Transparenz im gesamten Finanzprozess zu erhöhen, entschied sich die Servion Business Solutions GmbH zu einer umfassenden Modernisierung ihres Eingangsrechnungs‑Workflows. Bis dahin wurden Rechnungen manuell geöffnet, geprüft und erfasst – ein zeitintensiver Prozess mit hoher Fehleranfälligkeit. Die fehlende Prozesstransparenz führte regelmäßig zu Zahlungsverzögerungen, Mahnungen und unnötigen Rückfragen in der Buchhaltung.
Aufgrunddessen wurde ein System eingebaut, das auf KI‑gestützten Extraktionsmechanismen basiert. Eingangsrechnungen aus E‑Mail, Scan oder Upload‑Portalen werden automatisch ausgelesen, gegen Stammdaten validiert und auf Duplikate geprüft. Anschließend erfolgt eine nahtlose Übergabe in bestehende ERP‑Systeme sowie eine vollständige Integration in die etablierten Freigabeprozesse – ganz ohne manuelles Abtippen.
Die Einführung dieser Lösung reduzierte die manuellen Erfassungsaufwände um 60–80 % und ermöglichte deutlich schnellere Zahlungsfreigaben. Gleichzeitig profitierte SBS von einer höheren Datenqualität und einer Echtzeittransparenz über den gesamten Rechnungsstatus im Unternehmen. Das Projekt bildet die Grundlage für weitere Automatisierungsinitiativen im Bereich digitaler Finanzprozesse.
80%
Rediktion Aufwände
250 MA
Unternehmensgrösse
Multi
ERP-Integration
Schnell
ROI-Amortisation
Ausgangslage
Eingangsrechnungen wurden immer manuell geöffnet, geprüft und erfasst, was zu einer hohen Fehlerquote und langer Durchlaufzeiten. Die fehlende Prozesstransparenz führte jedoch zu Zahlungsverzögerungen, Mahnungen und unnötigen Rückfragen in der Buchhaltung.
Lösung
Durch die KI-gestützter Feldextraktion aus E-Mail, Scan und Upload-Portal geschieht eine automatische Rechnungserfassung mit einer Validierung gegen Stammdaten, Duplikaterkennung und nahtlose Übergabe in ERP-Systeme. Zudem gibt es eine vollständige Integration in bestehende Freigabeprozesse. Alles, ganz ohne manuelles Abtippen.
Kundenvorteile
Durch diese Integration konnten die manuellen Erfassungsaufwände um 60-80% reduziert und deutlich schnellere Zahlungsfreigaben erreicht werden. Auch eine höhere Datenqualität und Echtzeittransparenz über jeglichen Rechnungsstatus in Unternehmen konnte erreicht werden.